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公务卡管理实施细则(试行)

作者:管理员    发布:2013-06-08 12:21    阅读: 次

为了进一步适应国库集中支付制度改革,规范我院财务管理,提高公务支出透明度,减少现金支付结算,根据《岳阳市推进公务卡制度改革暂行规定》(岳纪发〔2013〕8号)等文件精神,结合我院财务管理和资金结算方式实际情况,特制定公务卡管理实施细则。本细则所称公务卡,是指我院在职工作人员持有的,具有一定透支额度与透支免息期,主要用于日常公务支出和财务报销业务的一种贷记卡。

一、    公务卡的开立

凡符合持卡条件的职工都可办理公务卡,并使用公务卡进行公务消费。公务卡办理的范围为我院在职的正式职工。聘用临时工和借用外单位人员不能办理公务卡。公务卡实行“一人一卡”实名制,依照下列程序办理:

   1、职工填写公务卡开卡申请书,所在部门负责人签署意见后报

人事处进行资格审查。

2、申请人持审查后的申请书到财务处填写发卡银行公务卡申请表,并与银行签订公务卡合约。

3、持相关资料到财务部门办理开卡手续。

4、公务卡申办成功后,由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一维护到发卡行的系统中。

二、公务卡的使用和管理

1、公务卡的透支额度由我院与开卡银行统一约定。特殊岗位人员的透支额度为5万元,其他人员的透支额度为2万元。

2 、公务卡由个人自行妥善保管,只限本人使用。由本人设置密码,公务卡遗失时持卡人应及时向银行挂失和补办,并通过财务部门及时通知发卡行维护相关信息。

   3、公务卡主要用于单位公务支出结算,但只有经过审批同意的公务活动支出方可办理报销手续。在未办理财务报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,单位不承担由此导致的经济、法律等责任。持卡人必须在规定的时间内办理财务报销手续,否则由此产生的透支款项利息及手续费等一切费用由持卡人承担。

4、公务卡也可用于个人消费结算,但由此产生的债权债务均由个人承担,透支本息和相关费用由发卡行向持卡人本人收取。

5、持卡人不得通过公务卡透支提取现金,若有透支提取现金的行为,视同个人消费,单位不予报销相关的手续费、利息等。

6、持卡人有责任获取并妥善保管公务卡消费交易凭条(pos机小票)、消费发票以及消费明细单,因公务卡消费交易凭条(pos机小票)、消费发票以及消费明细单丢失造成不能及时报销还款的,责任由持卡人承担。

7、发卡行免息还款期最长为50天。

8、持卡人最迟应于每月8日前整理上月所有公务消费相关单据,按照既定的财务审批程序,进行审批报销。

9、持卡人因出差在外或其他特殊原因,确实无法在规定日期内办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本部门人员,先办理借款手续,向发卡行还款,然后在办理报销手续时冲销其借款。

10、财务部门按月核对由发卡行提供的公务卡对账单,及时办理向个人公务卡还款的相关手续。

11、因调离、退休等原因离开本单位,应按要求及时清理公务卡的债权债务,经财务部门确认后,通知发卡行停止该公务卡的使用。

三、个人公务卡的使用范围

1公务卡强制结算目录中,除办公费、差旅费、公务接待费因特殊情况并报单位主要领导批准以及单笔消费在300元(含)以下的公务支出外,必须使用公务卡结算。

2、我院公务卡持卡人公务消费时,须经部门负责人批准,并明确开支用途、金额大小等,不得超范围、超限额开支。

3、部门负责人应严格执行财经纪律及公用经费包干管理的有关规定,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,防止支出的随意性,保证公务消费资金控制在部门包干经费范围之内。

4、持卡人在进行公务消费时,应尽可能选择具备刷卡环境的商家和服务单位,以减少现金的支出。

四、公务卡结算和报销程序

使用公务卡结算,不改变现行财务管理制度和报销流程。持卡人使用公务卡消费,在财务部门审核报销前均属个人消费行为,与单位无关。只有在财务部门按照现行财务管理制度审核后,这种消费才属于公务消费行为,才能予以报销还款。对于不符合规定的消费和超出报销标准的部分,由持卡人自行承担。

1、持卡人在因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和相应的消费发票以及消费明细单。

2、持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,持消费交易凭条(pos机小票)和相应的消费发票以及消费明细单。,按照现行财务管理制度的规定审核报销。

3、持卡人在办理报销手续时,既有现金消费又有公务卡消费时,应根据不同的结算方式,分别填制报销凭证审批报销,以便于财务部门、职工与银行对账和进行账务处理。

4、持卡人在财务部门交付报销凭证时,应办理报销凭证登记手续,注明现金消费金额、刷卡消费的金额及时间、公务卡交易凭条(pos机小票)号码等,以明确责任,便于提示划款和查询资金到账情况。

5、财务部门按规定对报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。

6、财务人员通过公务卡管理系统,编制“还款明细表”,生成“还款汇总表”,并以电子文档形式将“还款明细表”和“还款汇总表”提交发卡行。在公务卡到期还款日三个工作日前,将加盖公章的“还款汇总表”,通过国库集中支付资金清算系统向公务卡账户进行还款结算,完成报销程序。

6、“还款明细表”应包含流水号、集中支付系统单位编码、零余额账户账号、持卡人姓名、公务卡号、交易日期、交易金额、报销金额、商户名称、预算管理类型、预算科目(功能分类和经济分类)、项目分类、用途、备注等要素。

7、“还款汇总表”在“还款明细表”的基础上生成,应包含还款记录序号,持卡人姓名、公务卡号、报销金额、预算科目(功能分类)、支票号码、汇总还款金额等要素。

8、“还款汇总表”电子信息与纸质信息必须确保一致。还款汇总表必须从公务卡管理系统直接打印,不得另行编辑或下载修改打印。

五、实行公务卡结算方式后的现金管理

(一)实行公务卡结算方式后,一般情况下单位不再使用现金结算。属于下列情况之一,经单位领导与财务部门审核同意后,可以继续使用现金结算:

1、确需使用现金发放的慰问金或其他抚恤救济性支出;

2、确需使用现金支付的个人劳务费、讲课费、咨询费等支出;

3、确需使用现金支付给临时聘用人员的费用;

4、在个别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的300元以下零星支出;

5、职工差旅补助费;

6、其他特殊情况经批准的支出项目。

(二) 实行公务卡结算方式后,原则上不再向职工个人办理现金借款。不具备刷卡环境而又确需进行公务消费时,由个人先行垫付资金,而后按照财务报销程序进行报销。

六、公务卡实施的时间

根据市财政要求的工作进度安排,我院公务卡使用从2013年6月1日起试行。

 
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